프로젝트 관리에 대한 포스팅에서 특히 예산과 집행에 대한 사용 템플릿에 대한 요청이 많아 제의 노하우를 반영하여 프로그램을 만들어 사용하던 프로그램을 이번에 무료로 공개할 예정입니다.
기존의 프로젝트를 관리하는 솔루션은 대부분이 프로젝트 관리에 있어 일정 및 이슈 추적 및 관리등을 중심으로 제작되어 있어 실제 프로젝트의 예산과 집행에 대한 관리에 사용하기에 어려운 부분이 있습니다.
프로젝트 예산 관리하는 솔루션의 경우 도입 비용과 국내 프로그램이 아닌 외국 솔루션이 대부분이며, 회계 관점에서 정리되어 실무에서 프로젝트의 예산을 관리하는 입장에서는 사용이 쉽지 않습니다. 이에 대부분 엑셀을 활용하여 관리되어 관리가 쉽지 않음으로, 이를 개선하고자 작지만 프로그램을 제작하여 사용하고 있습니다.
프로그램을 제작할때 고려한 사항은 다음과 같습니다.
1. 예산과 집행을 관리하는 실무 인원이 별도로 지정되어 있지 않거나, 1인으로 수행하고 있음.
2. 프로젝트 수행 인력중 예산과 집행을 관리하는 사업관리 인력이 없거나, PM이 같이 수행함.
3. 영업에서 프로젝트의 예산과 관련하여 영업을 수행하는게 아닌 수주 실적만을 위하여 영업을 진행함.
4. 프로젝트의 예산과 집행을 관리하는 전문 인력이 없고, 대부분 회계 담당자 또는 총무 담당자가 진행함.
5. 예산과 집행에 대한 회사의 수행 프로세스나 절차가 없이 진행됨.
이와같은 상황을 고려하여 필요한 기능을 최소화하여 예산을 등록하고 집행실적을 관리하는 기능을 중심으로 제작되었음을 인지하시기 바랍니다.
프로그램 기능
1. Dashboard : 진행중인 프로젝트 계약 및 예산 및 집행 실적을 볼수 있는 View
2. 코드관리 : 시스템에서 사용할 코드로 계정 및 사업분야 개발분야등 사용자가 설정할 수 있는 코드 관리
3. 품목관리 : 프로젝트에서 사용할 품목을 관리하며, 품목은 SW와 HW, 인력 및 경비등의 품목과 표준원가등을 관리
4. 프로젝트관리 : 프로젝트에 대한 계약사항, 추정예산 및 추정영업이익등을 관리함.
5. 문서관리 : 프로젝트별 문서를 관리할 수 있으며, 문서 종류는 코드관리에서 관리함.
6. 실행예산관리 : 품목을 기준으로 실행예산을 관리하며, 실행예산서를 출력하여 프로젝트 수주 결재 진행
7. 자금집행관리 : 실행예산을 기준으로 자금을 집행한 실적을 등록함.
프로그램을 사용하기만 해서는 제대로된 예산을 집행하고 관리하는데는 엑셀을 사용하는 것과 비교하여 그리 큰 장점이 없으며, 제대로된 사용을 위해서는 회사의 프로젝트 관리 프로세스와 같이 적정한 시기에 프로그램을 사용하여 프로세스의 개선과 더불어 프로그램을 같이 활용함으로써 그 효과를 볼수 있습니다.
앞으로 포스팅은 부족하나마, 프로그램의 사용법과 더불어 실무를 같이 예제와 함께 사용함으로써 예산과 실행을 관리할 수 있는 체계에 대해서 할 것이며, 조금이나마 프로젝트를 관리하시는 실무자에게 도움이 되길 바랍니다.
만약 프로젝트를 전문적으로 관리해 본 경험이 없는 경우에는 본 블로그의 프로젝트관리/CMMI에 있는 글중 최소한 예산및 집행관리 포스팅이라도 숙지를 하시기를 권장한다.
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