프로젝트 관리 흐름
프로젝트는 기업에서 내부의 필요성에 따라 개설하여 진행하는 내부 프로젝트와 고객에게 수주하여 진행하는 외부 프로젝트로 크게 구분할 수 있다.
내가 컨설팅을 수행한 기업을 보면 내부 프로젝트를 프로젝트로 인식하지 않아 관리의 영역에서 배제하는 경우를 매우 많이 보았다. 내/외부 프로젝트를 관리함에 있어 차이점은 영업 활동과 수주활동이 포함되는가의 차이만 있을뿐 관리하는 방식은 동일하다. 어떤 기업에서는 내부 프로젝트의 경우 수행 부서장이나 프로젝트 담당자에게 관리의 역할을 일임하여 수행하는데 이는 매우 잘못된 방식이다. 내부 프로젝트나 외부 프로젝트나 예산이 소요되고, 회사의 자산을 소요하는것은 동일하며, 특히 내부 프로젝트의 관리를 제대로 수행하지 않으면 의외로 많은 예산이 소비되거 있음을 인지하지 못하고, 밑빠진 독에 물붓기가 되는 경우가 매우 많다. 프로젝트를 관리할 때는 내/외부 프로젝트를 구분하지 말고 동일한 기준으로 관리하여야 함을 주지하여야 한다.
프로젝트이 관리 흐름은 크게 영업/수주 활동에서 시작되며, 준비 단게를 거쳐 수행 단게, 그리고 최종 마감하는 단계로 수행한다. 아래 그림은 관리 흐름에서 수행하는 업무를 표기한 내용이다.
영업/수주 활동
영업/수주 활동에서는 프로젝트의 리서치 및 기업 수행에 대한 타당성 검토를 수행하고, 이를 기반으로 프로젝트의 수주를 진행 할 것인지를 결정하는 수주심의 단계를 시행한다.
해당 단계는 영업 직무에서 주관하여 수행하게 되며, 타당성 검토부터는 해당 직무를 수행할 수 있는 PM 직군이 합류하여 진행하게 된다. 일반적으로 기업의 영업팀등에서는 해당 단계를 수행함에 있어 기업 비밀로 프로젝트 관리의 영역에서 제외하는 경우가 많다. 실무에서도 영업등에서는 업무 공유에 대해 부정적 입장을 취한다.
프로젝트 관리에서도 영업 자료를 무리하게 수급하지 않는 대신에, 사전 수주심의라는 단계를 두어 수주활동 전에 해당 프로젝트의 진행 여부를 검토하는 단계를 가지게 기업의 프로세스를 수립하여 영업과의 업무 진행의 마찰을 최소화하는게 유리하다.
1. 제안단계
1) 타당성 검토
-. 영업 직무에서 고객의 신뢰성, 프로젝트의 수주 가능성, 영업이익 추산등을 고려하여 타당성 검토를 진행하며, 본격적인 수주 활동 이전에 검토하는 단계를 의미하며, 프로젝트의 본격적인 디벨롭 단계는 아니다. 책임자는 영업 직무의 장이 결정한다.
2) 사전수주심의
-. 영업에서 타당성 검토가 통과되면, 이를 회사차원에서 본격적인 수주를 위한 작업을 진행하게 된다.
-. 영업에서는 책임자로 영업 PM을 지정하고 제안 PM 을 배정한다. 영업 PM은 고객과의 커뮤니케이션과 추정영업이익의 산출을 담당하고, 제안 PM은 프로젝트에서 소요되는 자원(재료(H/W, S/W, 투입인력등)을 산출한다.
이후 영업 PM과 제안 PM은 "사전 수주심의서"라는 산출물을 작성하여 임원진에게 프로젝트 수주 참여에 대한 리뷰를 진행한다.
사전 수주심의서 : 프로젝트 개요, 추정 실행예산, 추정 영업이익, 프로젝트 리스크등을 포함하여 작성한다.
2. 수주 단계
-. 영업 PM, 제안 PM, 수행 PM 이 참여하게 되며 제안서를 작성하게 되며, 제안 PM이 책임자가 된다. 또한 사전 수주심의 단계에서 책정된 추정예산을 구체화하고, 추정예산과 목표 이익등을 결정하고, 프로젝트 관리 부서와 협의하여 자금 실행계획을 수립한 이후 수주심의서를 제작하여 수주심의를 진행하게 된다.
이 단계에서 추정예산과 목표이익은 매우 보수적으로 수립해야 하며, 이때 결정된 추정예산과 목표이익은 수주 이후 실행예산을 확정하는 근거가 되며, 실행예산은 추정예산을 초과할 경우 별도의 결재를 진행해야 한다.
수주심의서 : 수주 심의서에는 사전수주심의서에서 제시한 추정예산과 추정영업이익을 포함하고, 영업 PM과 제안 PM, 수행 PM 의 추정예산과 추정 영업이익을 각각 제시하도록 한다. 임원진 회의를 통하여 수주심의할때 실행예산과 영업이익을 최종 결정하고, 최정 제안 입찰가를 확정하게 된다.
이 단계에서 정해지는 추정예산과 추정 영업이익은 추후에 수정될 수 없다.
3. 준비 단계
-. 영업 PM이 책임자가 되어 수행 PM, 프로젝트 관리 담당(자금담당)과 함께 실행예산을 편성한다.
만약 실행예산이 추정예산을 초과하는 경우 임원진에게 별도의 결재를 획득하여 실행예산을 추가 변성할 수 있도록 한다.
-. 준비단계에서는 수행 PM은 인력의 수급 , 영업 PM 은 재료의 수급을 수행하게 되며, 프로젝트 관리담당에 이에 대한 계약을 진행하게 된다.
-. 해당 단계에서 계약을 통하여 결정되는 금액이 실행예산이 되며, 프로젝트 관리담당은 계약시 집행 일정을 확정하여 자금 집행계획을 수립한다. 이는 매출(고객과의 계약), 매입(재료비, 외주인력계약) 모두 포함한다.
4. 수행단계
-. 프로젝트 관리담당은 준비단계에서 결정된 자금집행계획을 근거로 영업PM과 수행 PM의 요청에 의하여 실행예산을 집행하게 되며, 집행일자가 되기 사전에(일주일 전후) 반드시 프로젝트 관리담당은 영업PM과 수행 PM과의 협의하에 자금 집행 일정을 확정하고, 집행 근거자료를 확보하도록 한다. 영업 PM은 고객에게서 매출에 대한 작업을 수행 PM은 매입에 대한 작업을 진행한다.
5. 마감단계
-. 자금 집행계획이 완료된 시점(매입/매출)에 프로젝트 종료보고를 하게 되며, 만일 프로젝트의 수행은 완료되었으나, 자금 집행계획이 완료되지 않았을 경우에는 프로젝트 종료보고를 종료보고시에 집행계획을 포함하여 최종 보고를 진행한다.
자금 집행계획이 완료되지 않은 상태에서 프로젝트 종료보고가 된 경우 프로젝트 관리 담당은 집행 과정을 일주일 단위로 임원진 회의에 보고를 진행한다.
자금집행계획이 완료되었을때 프로젝트 마감 보고를 진행하여 이때 프로젝트의 영업이익을 확정한다.
실행예산관리 프로그램 - 프로젝트 개요
실행예산 관리 프로그램에서는 영업/수주단계까지의 활동은 관리하지 않으며, 영업/수주 단계의 최종 결과물을 기반으로 준비단계에서 부터 관리를 진행한다.
1. 프로젝트명 : 프로젝트명을 등록하며 가능한한 고객명을 같이 등록하는게 좋음.
2. 설명 : 프로젝트에 대한 간략한 설명
3. 사업부문 : 기업의 사업부문(부서) 또는 실적을 구분하는 기준, 코드관리에서 설정할 수 있다.
4. 사업분야: 프로젝트의 수행 유형을 지정하며, 고객의 업무 구분에 따라 구분한다. 코드관리에서 설정할 수 있다.
5. 입찰마감일자 : 프로젝트 입찰 마감일자를 등록한다.
6. 프로젝트 시작일자 : 계약서 상의 프로젝트 시작일자를 등록한다. 수행업무의 시작일자가 아님을 주의하라.
7. 프로젝트 마감일자 : 계약서 상의 프로젝트 마감일자를 등록한다. 수행업무의 종료일자가 아님을 주의하라.
8. 총계약 금액 : 프로젝트 발주 금액
9. 자사 금액 : 컨소시엄으로 수주할 경우 총계약금액은 프로젝트의 발주 금액이며, 자사에게 할당된 금액을 등록한다.
만약 단독 입찰을 진행한 경우에는 총계약 금액과 자사금액이 동일하다. 이후 프로젝트의 영업이익등을 계산하는 기준이 된다.
10. 자사비율 : 자사금액을 등록하면 자동 계산되어 산정된다.
11. 추정예산 : 영업및 수주 단계에서 수주심의시에 산정된 추정예산을 등록한다.
12. 추정영업이익 : 자사금액 - 추정예산을 제외한 금액으로 자동계산된다.
13. 추정영업이익율 : 추정영역이익율로 자동계산된다.
프로젝트관리 기능 설명
실행예산과 영업이익은 실행예산관리에 예산을 등록하면 자동으로 조회됨.
1. 프로젝트 추가 : 신규 프로젝트를 등록하는 화면
2. 수정 : 프로젝트의 내용을 수정함.
3. 마감 : 프로젝트가 종료되면 프로젝트의 상태를 "마감"을 변경하게되고, Dashboard의 진행상황에서 제외된다.
4. delete : 프로젝트 삭제, 삭제된 프로젝트는 복원되지 않으니 주의해서 사용하라.
마무리
1. 프로젝트는 내/외부 동일한 기준으로 관리한다.
2. 프로젝트는 제안단계, 수주단계, 준비단계, 수행단게, 마감단계로 진행한다.
3. 프로그램의 사용은 준비단계부터 관리한다.
4. 타당성검토/사전수주심의/수주심의 의 프로세스는 프로젝트 실행예산관리 프로그램에서 제외한다.
댓글