6. 프로젝트 예산관리 - 자금집행관리

자금집행관리

실행예산을 관리함에 있어 예산 수립 후 수립된 예산을 적절하게 집행해야 한다.

자금집행관리에서 가장 중요한 사항은 적절한 시기에 자금을 집행함이다. 이는 단순히 프로젝트의 수행에 있어 차질이 없도록 진행하는 것은 물론 기업의 전체 자금 흐름과 매우 민감하게 보고 결정해야 한다.

또한, 자금을 집행한다는 의미는 기업의 현금이 직접 이동이 발생되는 사항이므로, 자금 집행에 대한 근거를 명확히하여 관리해야 한다.

예를 들어 인건비의 경우 기성 지급의 형태로 매월 투입된 인건비에 대한 근거를 수행 PM에게 자료와 함께 지급 요청을 받고, 이를 심사한 이후 지급해야 한다. 프리랜서에 대한 개별 계약 인건비의 경우에는 투입인원, 직무, 근무일수등에 대한 자료(출근부)에 의거하여 매월 변동 인원에 대한 확인을 거친후 지급이 진행되도록 프로세스를 수립하도록 한다.

재료비나 용역의 경우 계약이 기성 지급이 아닌 턴키로 발주 되었을 경우 이에 대한 검수 절차를 수립하여 그에 적합한 근거 자료는 반드시 수행 PM에게 획득 후 지급해야 한다.

외주 인력에 대한 기성 지급에 대한 자금 집행 관리

기성 집행의 경우 주나 월 단위로 집행하는데 이는 계약시 결정하게 된다.

기성 집행은 외부 인력 투입의 경우에 대부분 발생하는데, 인력 투입회사와 계약하여 인력을 수급할떄는 계인이 아닌 인력 수급 업체에 지급하고, 이를 투입 인력에게 지급되는 구조로 이루어져 있다. 이때 발생할 수 있는 중요 리스크는 연력 투입업체에서 투입인력에게 지급이 지연되는 경우이며, 이는 프로젝트의 진행에 있어 의외로 발생 빈도가 높으며, 자금 집행시 가장 큰 리스크임을 명심해야 한다.

이를 방지하기 위하여 수행 PM에게 투입인원에 대한 지급 지연이 발생하였는지 확인하도록 프로세스를 구비하도록 한다.

또한 주요 직무(프로젝트 필수 인력)의 경우 가능한 한 직접 계약을 하는 방식으로 진행하도록 한다.

지급 지연이 된 경우 투입인력과 인력 업체에 확인후 투입인력의 동의하에 인력업체에 기성이 지급되도록 하도록 한다.

턴키에 대한 기성 지급에 대한 자금 집행 관리

턴키의 경우 착수/중도/완료의 형태로 자금을 집행하는 경우와 월 기성으로 지급하는 경우가 있으며, 프로젝트의 일정 영역을 턴키로 발주했을 경우 프로젝트 진행 스케쥴에 의거하여 진행율을 확인하고 지급하도록 한다.

프로젝트 진행율의 확인은 수행 PM의 프로젝트 진행사항에 의거하여 진행하고, 기업에서 품질 또는 사업관리팀이 있는 경우 수행 PM이 아닌 품질, 사업관리팀에서의 근거 자료에 의거하여 수행 PM에게 근거를 받아 집행하는 프로세스를 구축하여 진행하도록 한다. 진행율이 지급 기준에 미치지 못하더라도 수행 PM의 요청에 의하여 지급이 진행될 수 있는 프로세스도 같이 구축해놓아야 한다. 예를 들어 수행 PM이 품질/사업관리나 임원진의 승인하에 지급될 수 있도록 체계를 갖추는게 좋다.