2. 프로젝트예산관리 - 실행 예산 관리 - 기준의 설정

기준의 중요성

회사에서 프로젝트를 관리할때 가장 많은 실수를 하는 부분이 프로젝트를 관리할때 기준이 없이 프로젝트의 발생에 따른 상황 논리에 맞추어 관리하거나 실행을 한다.

본인이 컨설팅이나, 근무를 하는 회사에서 처음 실행하는 부분이 바로 회사에서 어떤 기준을 가지고 관리를 하는가에 대한 자료를 요청함으로써 시작한다.

대부분의 기업에서는 관리 기준을 요청하면, 대부분 일비 기준이나, 출장 기준등을 의미하는 내용등 일반 제조업등에서 사용하는 기준을 제시하거나, 그나마도 없는 경우가 대부분이다.

기준이 존재하지 않으면 추후 프로젝트가 추가로 발생했을때 과거의 경험을 적용하지 못하게 되며, 성과 측정등이 어려워 구성원에 대한 적절한 보상 체계등이 어려워지며, 또한 체계적인 관리가 되지 못해 결국 기업의 발전을 저해하는 아주 주요한 요소가 되기 마련이다.

따라서 프로젝트 관리할때 기준을 수립함은 매우 중요한 일이며, 기업의 프로젝트를 관리하는 첫걸음이라고 할 수 있다.

프로젝트를 진행할때 회사의 내규 및 사규등의 규정을 통하여 기준을 수립하는 것은 일반적인 기업에서는 적합하나, 프로젝트는 회사의 운영을 관리하는게 아니며, 따라서 프로젝트에 따른 기준을 별도로 확립하여 운영함이 원칙이다.

본 포스팅에서는 이러한 기준을 실행예산 관리 프로그램을 활용하여 수립함으로써, 편이성과 합리적인 기준을 수립하고자 한다.

기준의 종류

실행관리하는 프로그램에서는 기준을 코드로 등록하여 관리한다.

기준은 다음과 같이 구분하여 관리하고자 한다.

1) 계정 : 예산의 쓰임새에 따른 구분을 의미한다.

2) 등급 : 투입되는 인력의 기술 등급 또는 재료비의 등급등을 관리한다.

3) 분야 : 투입되는 용도를 구분하여 설정하며, 필자는 인력, S/W, H/W의 용도에 따라 구분하여 사용한다.

4) 사업부문 : 프로젝트의 수행 유형에 따른 따른 구분을 의미하며, SI, SM, 유통, 데이터 구축 등으로 구분할 수 있으며, 일반적으로 기업의 사업부문 즉, 실적을 구분하는 부서를 기준으로 수립한다.

5) 사업분야 : 프로젝트의 투입되는 사업의 유형에 따라 구분하며, 공공사업, 건설 사업, 물류 등으로 구분할 수 있으며, 프로젝트를 진행하는 비지니스 모델을 기준으로 구분한다.

6) 단위 : 프로젝트에 사용되는 예산 항목의 단위를 의미한다.

7) 파일종류 : 프로젝트에서 산출되는 파일 또는 문서의 종류를 구분한다.

기준별 설명

1) 계정

예산의 쓰임새에 따라 예산을 분리하는 계정으로 회계상으로 직접비에 해당되는 영역이며, 기업에 따라 회계와 분리하여 관리할떄는 프로젝트에서 예산을 구분하는 방식으로 수립한다.

실행관리 프로그램에서는 코드관리 메뉴에서 사용할 수 있으며, 실행예산관리 프로그램에서는 기본 계정으로 아래와 같이 구분하여 사용한다.

1. SW : 소프트웨어나 솔루션을 도입하여 프로젝트에 투입할떄 사용하며, 기업에 따라 HW와 SW 를 함께 재료비로 구성하기도 한다.

2. HW : 프로젝트에 투입하는 하드웨어(서버 및 컴퓨터등)을 의미한다.

3. 인건비 : 프로젝트에 투입하는 인원에 대한 비용으로, 자사 인력을 투입하여 사용할때 인건비 항목으로 사용한다.

4. 경비 : 프로젝트에 소요되는 경비를 의미하며, 기업에 따라 경비를 임대료, 유류비등으로 세분화하여 구분하여 사용하는 경우도 있으나, 필자의 경우 기준은 경비로 설정하고, 품목에서 임대료, 유류비등으로 세분화하여 사용한다.

5. 용역비 : 외부 인력투입할때 사용하는 계정으로 기업에 따라 프리랜서는 인건비로 구분하고, 업무의 한 영역을 턴키로 발주할때 용역비로 구분하여 사용하는 경우도 있다. 기업의 처리 방식에 따라 외부 인력 전체를 용역비로 구분하고, SW 구축을 턴키로 하여 사용할 경우에는 SW 재료비로 구분하는 사용하는 경우도 있다.

6. 매출 : 매출전체를 의미하며, 기업에 따라 매출은 관리하지 않는 경우도 있으나, 필자는 매출까지 포함하여 관리함을 선호한다.

7. 기타 : 위 계정으로 구분하지 못하는 모호한 기준을 가질 경우 사용하며, 범칙금, 지체보상금등을 기타로 포함하는 경우도 있다. 또한 비상 경비(유휴 경비)로 확보하여 보관할떄도 기타 경비로 설정하기도 한다.

2) 기등급

일반적으로 SI 회사에서는 인력의 기술등급을 의미한다. 재료비(H/W, S/W) 역시 투입되는 재료에 따른 등급을 구분하여 사용한다. 기업에 따라 인력만 기술등급을 사용하는 경우도 있으나, 필자는 재료비까지 묶어서 사용한다.