3. 프로젝트 예산관리 실무 -계획 수립(실행예산)

실행예산 수립

수주/제안 단계에서 산정한 추정예산을 기반으로 예산 항목 구체화를 이전 포스팅에서 작성하였다.

구성된 예산 항목에 소비될 수량과 단가를 등록하여 실제 예산이 어느정도 소요되는지를 산정한다.

실행예산을 구성할때는 사업관리자(PM)이 기술적 예산을 지원 부서 또는 경비는 전사 프로젝트 관리부서 또는 지원부서에서 산정하게 된다. 실행예산을 산정할때는 추정예산과 현장에 투입될 실 자원으로 구성해야 한다.

본 프로젝트의 수주 금액이 프로젝트 수행에 있어 부족한 금액이므로, 예산의 투입을 최소화하여 구성해야 한다. 이에 따라 예산을 축소할 수 있는 항목은 최대한 예산의 소비를 제한하는 방식으로 구성해된다.

실행예산을 수립한다는 의미는 단순히 예산항목을 설정하고 투입되는 자원을 산출하는 부분도 중요하나, 이는 추정예산을 산정하는 단계에서 어느정도 구체화하였으며, 실행예산에서는 이를 구체화하고, 투입되는 예산을 최소화 하는 작업이 주로 이루어져야 한다. 즉, 실행예산 수립은 투입수량과 단가를 최적화하는데 목표를 두고 수행하여야 한다.

즉, 실행예산을 최적화 한다는 의미는 프로젝트의 업무 범위를 파악하고 확정한다는 의미이다.

실행예산을 최적화하기 위해서는 수주/제안 단계에서 제안서를 작성하는 과정중에 사업관리자(PM)은 발주처와의 협의하에 업무 범위와 투입되는 재료비, 업무의 난이도등을 파악해야 한다.

이후 입찰이 완료되어 우선협상 대상자가 되면, 해당 시점에 투입되는 재료비, 업무 범위를 반드시 계약 이전에 확정을 해야 한다. 이 시점에 제안 요청서 내용과 제출한 제안서를 기반으로 발주처와 협상시 추가되거나, 모호한 업무 범위등을 최대한 자세히 파악한 이후 예산을 수립해야 한다.

간혹, 사업관리자(PM)나 영업 책임자가 경험이 부족한 경우 발주처와의 협의에서 확정하지 못하고, 계약 이후에 논의를 진행하는 방식으로 하는 경우가 있으며, 이는 프로젝트의 초기부터 리스크를 안고 가게 되는 상황이 발생되게 이는 예산을 초과하는 가장 큰 원인이 된다. 만약 업무 진행상 이러한 사항이 발생할 경우에는 해당 부분을 예비비의 항목으로 분류하여 예산을 할당하여 부여하여야 한다.

본 프로젝트에서는 외부컴포넌트와 인터페이스 부분에서 이러한 사항이 발생할 소지가 높을 것으로 가정하고, 이를 예비비로 산정하여 예산을 수립할 것이다.

재료비

재료비는 발주사와 협력업체와의 협의를 통하여 가능한한 투입비용을 최소화하는 방식으로 진행해야 한다.

특히나, 본 프로젝트와 같이 수주금액이 적을 경우 매우 중요한 사항임을 잊지 말라/

예산항목	수량	단가	비고
개발서버	1식	0	자사 여유 투입, 감가 상각 완료된 서버 투입
데이터베이스	1식	0	협력업체 개발라이센스 할당
테스트 툴	1식	0	Free
디자인	1 식	1,500,000	발주사와 협의 디자인 최소화

인건비

인건비에서 가장 중요한 사항은 투입 인원과 공수를 정확히 산정하는게 중요하다.

적정한 공수 산정을 위해서는 업무 범위를 확정하고, 업무의 난이도를 분석하여 적정한 기술인력과 공수를 산정해야 한다.

업무 범위를 추정하는 작업은 제안서를 작성하는 단계에서 작업을 진행하며, 사업관리자(PM)이 제안서를 작성하는 과정중에 발주처와의 협의 과정에서 상당부분 확인하는 과정을 수행하여야 한다.

이후 우선대상자로 지정되면, 발주처와의 협의를 진행하여 업무 범위를 계약 이전에 확정하도록 한다.

업무 범위를 확정하지 못하고 진행되는 경우 반드시 예비비를 확보하여 예산을 수립하도록 하여야 한다.

본 프로젝트는 예산이 적음에도 업무범위가 많은 프로젝트로 투입인력의 발주처 시스템에 대한 경험이 있는 인원이 투입되어야 하며, 이떄 투입되는 인원은 발주처에 추전을 받는 방식도 좋다.

이러한 과정을 수행하면서 공수에 대한 최적화를 진행해야 하며, 중요한 사항은 업무 범위를 확정하고, 투입 인력의 경력사항 및 기술력을 확인하여 공수를 최적화하는게 가장 중요하다.

예산항목	등급	공수	단가	비고
사업관리자	특급	4 M/M	11,431,841	프로젝트 준비기간 1개월 포함
응용SW개발자	고급	3 M/M	8,679,321
응용SW개발자	중급	3 M/M	694,345
응용SW개발자	초급	3 M/M	5,207,593
IT품질관리자	중급	0.2 M/M	9,692,094
유지보수	중급	1식	5,000,000	12 개월 유지보수 10 % 요율 반영

경비

경비는 3개월간 투입되는 경비를 배정하며 업무 추진비와 기타경비, 예비비로 편성한다.

프로젝트의 경우 업무 추진비는 일반 기업에서 일비, 유류비, 숙박비, 부식비등을 포함하여 투입 인력 인당 계산하에 비용을 책정하며, 기업의 기준에 의거하여 투입되며, 업무 추진비는 프로젝트 사업관리자(PM)하에 증빙자료 첨부하에 자유롭게 사용하도록 한다.

예비비는 대략 프로젝트의 5 % 정도의 예산으로 수립한다. 해당 프로젝트에서는 외부컴포넌트 및 인터페이스에 대한 예산 확정이 어려움을 가정하고 산정하였다.

예산항목	수량	단가	비고
업무추진비	1 M/M	100,000	투입인원당 100,000
기타경비	1 식	794,500	입찰보증보험 요율 1.589 %
예비비	1 식	2,500,000	공급가액의 5%