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많은 기업에서 진행하는 내부 프로젝트는 프로젝트를 수행하는 부서에서 체계 없이 근무하는 식의 방식으로 업무가 진행되어, 예산에 대한 통제가 모호하게 진행되어 실제 투입된 예산이 어느 정도 되는지에 대해 모호하게 되는 경우가 많다.
특히 내부 프로젝트 진행 경험이 없거나, 스타트업의 경우 이런 상황이 많이 발생하므로, 업무에 대한 역할과 책임만 명확히 구분하더라도 훨씬 나은 효과를 얻을 수 있다.
1. 예산 수립 단계
목표: 프로젝트의 목표와 범위에 따라 현실적인 예산을 수립
- 업무 내용
- 사업 타당성 검토
- 프로젝트 범위 및 산출물 정의
- 예산 산정 (인건비, 외주비, 장비비, 기타 운영비 등)
- 예산안 작성 및 승인 요청
- 주요 담당
-
업무담당 부서/담당자
사업성 분석, 전략 반영 전략기획팀 / 사업기획자 예산 산정 및 배정안 작성 프로젝트 PM / 예산 담당자 예산 검토 및 승인 재무팀 / 경영진 (CFO 또는 본부장)
2. 예산 실행 및 모니터링 단계
목표: 예산 집행 상황을 실시간으로 추적하고, 문제 발생 시 조치
- 업무 내용
- 계약 체결, 발주 진행
- 지출 승인 및 예산 집행
- 정기적인 예산 사용 현황 보고
- 프로젝트 일정 및 성과 연동 모니터링
- 주요 담당
-
업무담당 부서/담당자
계약·지출 승인 프로젝트 PM / 팀장 비용 집행 (증빙, 청구) 회계팀 / 구매팀 사용 내역 모니터링 재무팀 / 경영지원팀 프로젝트 진행 관리 프로젝트 PM / PMO
3. 비용 절감 및 최적화 단계
목표: 비효율 항목을 제거하고 예산 대비 가성비를 극대화
- 업무 내용
- 예산 집행 분석 (과다/미달 항목 파악)
- 비용 절감 아이디어 도출
- 인력 및 자원 재배치
- 범위 조정 또는 일정 재조정
- 주요 담당
-
업무담당 부서/담당자
분석 보고 작성 재무팀 / 프로젝트 PM 개선방안 실행 프로젝트팀 / PMO 내부 검토 및 보고 본부장 / 경영진
4. 프로젝트 종료 및 정산 단계
목표: 프로젝트 종료 후, 최종 정산 및 회고를 통해 조직 학습화
- 업무 내용
- 최종 비용 정산 및 검토
- 잔여 예산 환급 또는 이월
- 프로젝트 성과 평가 (예산 vs 실제)
- 회고 및 개선안 도출
- 주요 담당
-
업무담당 부서/담당자
최종 정산 회계팀 / 재무팀 성과 평가 PM / 기획팀 / 인사팀 (성과연계시) 보고서 작성 및 공유 PM / PMO Lessons Learned 관리 PMO / 조직개발팀
🔁 예산 통제의 수직·수평적 흐름
- 수직적 흐름: 현장(실무자) → PM → 팀장/본부장 → CFO/경영진
- 수평적 협업: 프로젝트팀 ↔ 회계팀 ↔ 구매팀 ↔ 전략/기획팀
🧩 추가 제안 (내부 통제 강화를 위한 체계화 요소)
- 예산 코드 체계 도입: 항목별 지출을 명확히 추적
- 예산 승인 프로세스 정의: 지출 금액 구간별 승인 권한 설정
- 월별/분기별 예산 보고 체계 마련
- ERP 또는 예산 관리 도구 활용 (예: SAP, Oracle, 자체 개발 솔루션 등)
마무리
1. 내부 프로젝트는 수행에 있어서는 어느정도 관리가 되나, 예산의 통제나 관리가 이루어지지 않으므로, 역할과 책임을 구분하고 업무 수행자를 지정함으로써 프로젝트의 통제가 보다 원할히 수행될 수 있다.
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