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이번 포스팅에서는 기업에서 업무에 대한 표준 메뉴얼을 작성할때 프로젝트 예산관리에 대한 표준 메뉴얼 샘플을 제공하고자 한다.
각 기업에 맞게 해당 업무 매뉴얼을 적절하게 적용하여 예산관리 프로세스를 정립하도록 한다.
📌 1. 목적
이 매뉴얼은 프로젝트 수행 시 예산의 계획, 집행, 통제, 정산을 체계적으로 관리하고, 관련 부서 간의 역할과 책임을 명확히 하여 예산 누락 및 낭비를 방지하는 것을 목적으로 한다.
📌 2. 적용 범위
이 매뉴얼은 당사에서 수행하는 모든 프로젝트의 예산 관련 업무에 적용한다. (내부/외부 프로젝트 포함)
📌 3. 용어 정의
- PM(Project Manager): 프로젝트 전반을 총괄하는 책임자
- PMO(Project Management Office): 프로젝트 관리 지원 조직
- R&R(Roles and Responsibilities): 역할과 책임
- 예산 오버런(Budget Overrun): 예산 초과 지출
📌 4. 예산 관리 프로세스 흐름
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[1] 예산 수립 → [2] 예산 집행 → [3] 예산 모니터링 및 통제 → [4] 정산 및 종료 평가
📌 5. 단계별 업무 및 역할(R&R)
▒ 5.1 예산 수립
업무 항목세부 내용담당 부서/담당자
| 프로젝트 목표/범위 수립 | 예산 근거 자료 확보 | 전략기획팀 / PM |
| 예산 항목별 산정 | 인건비, 외주비, 장비비 등 | PM / 재무팀 |
| 예산안 검토 및 조정 | 범위, 가용 예산 내 조정 | PMO / 재무팀 |
| 최종 승인 요청 | 공식 예산 등록 | CFO / 본부장 |
▒ 5.2 예산 집행
업무 항목세부 내용담당 부서/담당자
| 발주/계약 진행 | 공급업체 계약 등 | 구매팀 / PM |
| 지출 승인 절차 | 결재 라인 준수 | PM / 본부장 |
| 지출 내역 기록 | ERP 또는 예산시스템 입력 | 회계팀 |
| 증빙 자료 수집 | 세금계산서, 영수증 등 | 실무자 / 회계팀 |
▒ 5.3 예산 모니터링 및 통제
업무 항목세부 내용담당 부서/담당자
| 월별 예산 사용 보고 | 항목별 집행률 정리 | PM / 회계팀 |
| 예산 초과 항목 식별 | 오버런 원인 분석 | 재무팀 / PM |
| 조정 및 재배정 | 일정/인력 재조정 병행 | PMO / 본부장 |
| 경영진 보고 | 분기별 요약 보고서 제출 | PM / 전략기획팀 |
▒ 5.4 예산 정산 및 프로젝트 종료
업무 항목세부 내용담당 부서/담당자
| 최종 정산 보고서 | 실제 집행 내역 총괄 | 회계팀 / PM |
| 이월/반납 처리 | 잔여 예산 정리 | 재무팀 |
| 성과 평가 | 예산 집행 효율성 평가 | 전략기획팀 / 인사팀 |
| 개선사항 정리 | Lessons Learned 문서화 | PM / PMO |
📌 6. 승인 권한 기준 예시
지출 금액승인 권한자
| 500만 원 이하 | PM 또는 팀장 |
| 500만 원 ~ 2,000만 원 | 본부장 또는 부문장 |
| 2,000만 원 이상 | CFO 또는 CEO |
📌 7. 보고 체계
보고 항목주기제출 대상
| 예산 사용 현황표 | 월간 | 본부장, CFO |
| 위험 예산 항목 보고 | 수시 | PMO, 경영진 |
| 정산 보고서 | 프로젝트 종료 후 | 경영진, 회계팀 |
📌 8. 문서 양식 예시 (필요 시 제공 가능)
- 예산 수립 요청서
- 예산 집행 승인서
- 예산 사용 현황 보고서
- 최종 정산 보고서
- Lessons Learned 보고서
마무리
1. 이 매뉴얼은 기업의 정책성 문서로 활용할 수 있으며, 사내규정, 회계가이드라인 및 경영지원 정책등과 연결하여 구성해야 한다.
2. 업무 매뉴얼에 의거하여 업무를 진행하면 기업의 예산관리 프로세스를 적절하게 사용할 수 있게 될 것이다.
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