단계별 WBS
WBS는 프로젝트의 계획에서 범위명세서와 규모산정, 공수 산정등의 과정을 수행하면서 작성된 내용을 기반으로 프로젝트 수행 준비 단계의 사업수행계획서를 작성할때 구체적으로 작성하게 된다.
WBS를 작성할때 경험이 없는 조직이나 PM의 경우 프로젝트를 수행시점에 작성하는데 이는 매우 잘못된 방식임을 알아야한다. 프로젝트를 수주를 기획하고 참여하는 시점부터 프로젝트의 종료까지 일관되게 WBS가 사용되어야 하며, 이에 딸 각 단계별로 WBS를 작성되는 관점에 차이가 있다.
-. 프로젝트 계획 프로세스의 WBS
계획단계의 WBS에서는 범위명세서를 작성하는 기준으로 작성하게 되며, 범위명세서는 고객의 요구사항을 RFP와 고객과의 사전 인터뷰등을 수행하며 작성하게 된다. 이때 작성되는 WBS는 수행과제 중심으로 작성하게 되며, 시스템 개발 프로젝트의 경우 개발하여 제공해야 하는 프로그램 목록 위주로 작성하게 된다.
범위명세서를 WBS 형식으로 작성한 예시는 https://nolja119.tistory.com/m/148 를 참조하하라.
4. 프로젝트관리프로세스-WBS(계획단계)
WBS 의 정의 WBS(Work breakdown structure)는 업무 분류체계라고 말하며, 프로젝트의 수행 행위 또는 결과물을 여러 계층으로 나누어 분류하는 체계로써 단순히 IT 프로젝트나 소프트웨어 개발에서만 적
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-. 프로젝트 수주 프로세스의 WBS
프로젝트 수주 프로세스에서의 WBS는 계획 단계에서 작성된 범위명세서 기반의 WBS와 고객과의 사전 기술협상에서 발생된 추가 요청된 기술 내용을 반영하고, 이에 더하여 프로젝트 관리 프로세스를 포함하여 WBS 항목을 결정하게 된다.
-. 프로젝트 수행 준비 프로세스의 WBS
프로젝트 수주 프로세스에서 작성된 WBS를 기반으로 프로젝트 수행팀에서는 WBS의 업무 분류에 수행 계획과 단계별 산출물을 포함하여 일정계획을 수립하게 된다. 이때 수립한 WBS는 고객과 본사에 보고하여 승인을 받는 공식적인 일정으로 확정되며, 수행시의 공정율을 확인하는 기반 자료가 된다.
-. 프로젝트 수행 프로세스의 WBS
수행 중심의 WBS는 프로젝트의 진행상태를 모니터링할 수 있는 형식의 WBS로 고객에게 승인 받은 WBS에 실적을 기록하여 계획대비 수행 실적이 원할히 진행되고 있는지 파악하는 공정율의 기본 자료로 활용되게 된다.
프로세스 수행 프로세스의 WBS를 활용한 진척관리
프로젝트 수행 준비 프로세스의 WBS에 실적을 반영하여 계획 공정율과 실적 공정율을 대비하여 갭(GAP)이 일정 수준이상이 발생할 경우 그에 합당한 조치를 시행하는 과정을 할 수 있도록 준비한다.
Task : 관리 편의상 계획단계에서의 과업(Task), 공정(Process), 작업단위(WorkPackage), 세부작업내역(Activity) 을 하나의 Task 로 설정한다. 하위 계층으로 세분화하여 확장이 가능하다.
수준 : Task 의 계층구조에 따라 1~5 수준으로 계층화하여 설정한다. 수준을 5 단계까지 세분화할 필요는 없다.
최하위 : Task의 계층이 최하위일때 "Y"로 설정하며, "Y" 는 계획시작일자와 완료일자, 그리고 완료율을 계산하게 되며, "N"의 경우 하위 계층의 공정율 평균으로 산정한다.
가중치 : 가중치는 공정율을 계산할때 중요도 또는 난이도에 따라 동일 계층에서 "100"을 분할하여 설정하며, 공정율 계산할때 반영한다.
산출물 : 해당 단계에서 발생되는 산출물을 기록하게 되며, 여기 기록된 산출물은 고객에게 제공되게 되며, 산출물이 완료되어 제공되면 완료율을 100 %로 산정한다.
계획 시작일, 완료일 : 시작일과 완료일은 하위 계층의 최소/최대 일자를 넘어서지 못한다.
계획 완료율 : 경과일/기간 %
실적 시작일, 완료일 : 작업이 시작된 일자와 완료한 일자
실적 완료율 : 최하위 "Y"인 경우 실적 완료율은 PM/사업관리자/PL/선임개발자 및 담당자가 진행율을 수기로 등록하며, 기준일자 기준의 진행율을 등록하며, "N"인 경우에는 하위 완료율의 평균을 의미한다.
차이 : 계획 완료율 - 실적 완료율
달성률:계획완료율/달성완료율
진행상태 : 지연, 진행중, 완료로 표기하며 지연은 계획완료율과 진행완료율의 차이가 (+) 는 지연, (-) 진행중
공정율을 계산할때 사용하는 기준일자(경과 기간일수를 계산할때 사용하는 일자)는 모니터링을 수행하는 기준일자를 의미한다. 만약 주간보고를 할때 진척율을 볼떄는 주간보고하는 일자를 기준일자로 설정한다.
프로세스 수행 프로세스의 WBS를 활용한 공정율 모니터링
모니터링은 진척관리를 기준으로 분석하거나 추이를 확인하는 작업을 의미한다.
주간보고일이 기준일자가 되며, 상세 진행현황은 진척관리 수준에서 1~2 또는 3수준까지 취합하여 작성하게 된다.
모니터링에서 중요한 것은 계획과 실적이 적절하게 수행되고 있는가를 주의깊게 봐야 하며, 계획대비 실적 공정율이 100 %가 가장 좋으나, 프로젝트의 진행상 지연 또는 오버하는 경우가 발생하게 되며, 허용할 수 있는 선을 프로젝트 유형에 따라 적절하게 조정한다.
주의해야 할 사항은 공정율이 상한선을 오버할 경우, 단순하게 생각하면 좋은 신호로 인식할 수 있으나, 이는 인력이 과투입되거나 프로젝트 인원이 과도하게 업무를 진행할 소지가 있으므로, 반드시 원인을 파악해야 한다.
마무리
수행단계의 WBS는 가장 중요한 점은 정직해야 한다는 점이다. 업무의 진행사항을 기록할때 실무자의 판단에 의존할 수 밖에 없으며, 이에 관리자는 진행사항을 면밀히 확인해야 한다.
또한 진척율이 너무 빠르거나, 느린경우 적절한 조치를 해야 하며, 업무에 지장이 있는 부분을 해결하기 위한 방안은 인력의 추가 투입 또는 고객과의 협의하에 계획 일정의 조정등을 수행할 수 있다.
대처방안은 프로젝트의 상황에 따라 취해야 하는 방안이 다르며, 이는 PM의 역량에 많이 의존하게 된다. 이에 PM의 경험이 많지 않을 경우 본사의 전사 프로젝트 관리부서에서 선행 대응을 진행한다.
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