프로젝트 수행 계획 수립
프로젝트 관리프로세스에서 프로젝트 범위 정의는 프로젝트를 수주하기 위한 프로세스와 프로젝트 예산과 계약을 진행하는 본사 차원의 프로세스이다.
프로젝트 수행 계획 수립 프로세스는 프로젝트의 수행을 전담할 프로젝트 수행팀이 구성되고, 프로젝트 팀이 업무를 수행하게 되며, 프로젝트 수행팀은 프로젝트 범위 정의 단계에서 정의된 범위명세서, WBS를 기준으로 프로젝트를 수행할 수 있는 실제 계획을 수립한다. 프로젝트 수행계획은 실무 단계에서 프로젝트를 성공적으로 수행하기 위한 인력투입계획, 개발방법론 및 투입 장비에 대한 투입 시기, 자금집행계획등을 세부적으로 작성하게 되며, WBS를 기반으로한 프로젝트 일정계획까지 수립하여 프로젝트를 수행하게 된다.
1. 프로젝트 프로세스 테일러링 수행
EPMO(전사프로젝트관리)에서 정의된 표준 프로세스에서 프로젝트 유형에 적합한 프로세스를 선택하여 조정하는 프로세스이다. 프로세스의 조정이 완료되면 프로세스 조정대비표가 산출물로 제작되게 된다.
프로세스 테일러링을 진행할때 주의해야 할 사항은 프로젝트의 유형과 기간 및 투입 인력을 고려하여 실행 가능한 활동을 지정해야 한다.
공공 SI나 기업 SI의 대부분의 프로젝트의 경우에는 프로세스와 산출물에 대한 발주처의 기준이 존재하고, 표준 프로세스에 대한 사내 테일러링을 우선 진행한 다음, 테일러링한 내용을 기준으로 발주처와 협의하에 프로세스와 산출물, 템플릿등을 조정할 수 있다. 조정한 프로세스와 템플릿은 본사의 품질관리부서와 협의하에 반영하여 불필요한 작업을 최소화 하도록 한다.
특히 자체 프로젝트나 단기간에 진행되는 프로젝트의 경우에는 투입되는 인력과 기간이 매우 한정적이기 때문에 복잡한 프로세스를 적용할 경우 수행팀의 저항으로 인한 부실한 관리가 될 수 밖에 없음을 숙지하여 적정 수준의 테일러링이 반드시 필요하다.
테일러링은 프로세스를 생략가능하고, 또한 각각의 활동에 대해서도 다른 방식이나 발주처등이 요구하는 문서등으로 대치하는 경우 조정(Tailoring)내역에 기록하고 조정하도록 한다.
예시 1) 평균 프로젝트 수행 기간 2개월, 평균 수주금액 5,000만 웹에이전시
해당 기업의 경우 단기 프로젝트, 소규모 프로젝트의 경우 동료검토, 교육훈련, 대안결정등의 프로세스를 반영하기에는 기간 또는 투입 인력대비하여 효율성이 크지 않으므로 프로세스 자체를 제외하고, 다른 프로세스는 유지한다.
프로젝트 관리 프로세스는 유지하되 활동중 프로젝트모니터링, 현황검토 및 보고, 통제 및 시정조치등의 사항에 대해서는 주간/월간 보고등으로 대처가 가능하다.
특히 단기간에 진행되는 프로젝트의 특성상 자주 발생되고, 프로젝트 인원이 소규모로 투입하는 경우가 대부분이며, 이럴 경우 사업부의 주간보고등을 통하여 프로젝트에 대한 상태 모니터링등을 수행함으로써 효율적으로 진행할 수 있다.
예시 2) 평균 프로젝트 수행 기간 3개월, 평균 수주금액 1억 SI 업체
3개월 이상의 1억이상의 프로젝트가 발생하는 경우 표준 프로세스를 준수하고, 활동에서 조정하는 항목이 늘어날 수 있다. 예시1)과의 차이는 프로세스를 제외하는 방향보다 각 프로세스를 적정한 수준에서 조정을 진행하도록 한다.
예를 들면 프로젝트 모니터링 활동에서 프로젝트 활동을 월별 실시가 아닌 격월 또는 프로젝트 종료시 수행하거나, 동료검토 역시 프로젝트 팀내 주간보고등을 통하여 동료검토를 진행하는 방식으로 조정이 가능하며, 대안결정 프로세스의 경우 프로세스를 제외하는게 아닌 활동에서 수행하는 방안으로 위험관리대장을 활용하는 뱡식으로 조정이 가능하다.
위 예시와 같이 CMMI나 프로젝트 관리를 조직에서 제대로 수행하기 위해서는 프로젝트 수행팀이 수행 가능한 범위에서 수행하도록 해야 한다.
2. 프로젝트 수행 계획 수립
프로젝트 수행계획 수립은 단순히 프로젝트 수행 일정을 수립하는게 아니며, 프로젝트 수행시 지켜야될 모든 기준이 설정되는 단계로 프로젝트 수행계획서라는 산출물을 통하여 진행된다.
프로젝트 수행계획서의 경우 내부 보고 및 승인을 위한 내용과 발주처에 제공하는 수행계획서로 구분하여 작성되어야 한다.
내부 승인을 위한 프로젝트 수행계획서는 투입공수, 기간, 비용, 예상위험, 제약사항(발주처에 알리지 못하는) 및 본사 이해관계자와의 활동등을 발주처 제공용 사업수행계획서에 추가하고, 수주심의서를 첨부하여 승인을 진행한다.
승인 절차는 내부 승인 절차를 수행하고 발주처 제공이 진행되어야 하며, 보통 수행 PM이나 사업부장 전결로 승인 절차를 간략화 할 수 있다.
3. 프로젝트 수행 계획 검토
프로젝트 수행계획서를 작성하게 되면, 본사의 승인을 획득하는 절차와 발주처의 승인을 획득하는 절차를 수행해야 한다.
본사의 승인을 진행할때는 이해관계자의 협조가 필요한 사항에 대한 합의 결과와 자금집행계획에 대한 승인 절차는 반드시 수행되어야 한다.
또한 계약사항(금액, 일정 및 범위) 및 추정 예산의 변동, 예산의 전용등에 대한 변경사항이 발생할 경우 사업수행계획서의 수정과 승인이 동반되어야 하며, 버젼별로 관리하도록 한다. 보통 재수주심의 절차를 사업수행계획서의 변경으로 처리하기도 한다. 또한 프로젝트 수행계획서에는 승인된 수주심의서가 포함하여 관리하며, 재심의를 진행한 결과를 포함하여 지속적인 업데이트를 진행한다.
4. 프로젝트 예산신청
프로젝트 수행계획서의 승인 이루어지면 자금 집행부서에 프로젝트 예산 신청을 진행하고 집행하도록 한다. 이때 배정받은 예산을 실행예산이라고 하며, 프로젝트 범위 산정시 발생하였던 추정예산보다 구체적이고, 집행일정까지 포함된다.
추가 예산이 필요한 경우 회사의 전결처리 기준에 의거하여(실행 예산의 5% 이내 예산 추가시 사업부장 전결등) 재심의 절차를 수행한다. 회사의 규정에 따라 예산의 전용이 필요한 경우 사업부장 또는 수행 PM 전결로 집행이 가능하다.
마무리
프로젝트 관리 프로세스의 프로젝트 수행계획수립 프로세스에 대하여 설명하였다. 여기서 작성되는 프로젝트 수행계획서는 프로젝트의 시작부터 종료될때까지 지속적으로 업데이트되어야 하며, 프로젝트 완료의 기준과 각종 업무 처리 지침등이 포함하고 있는 필수 산출물이다.
프로젝트 수행계획은 본사용과 발주처의 제출용으로 구분하여 작성되어야 하며, 일반적으로 발주처 제출용에 수주심의자료와 자금집행계획, 내부 이해관계자와의 협의사항등을 포함하여 작성하게 된다.
프로젝트 수행계획서의 내용은 별도의 글로 소개하도록 하겠다.
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