프로젝트 종료 보고
프로젝트 종료에서 처리해야 하는 일은 발주처와의 검수관련 작업과 본사에 프로젝트 종료를 보고하는 일 크게 두가지로 구분할 수 있다 .
고객에게 프로젝트 검수요청을 진행할때는 범위명세서로 검수확인서를 작성하게 되며, 프로젝트에 따라 사업수행계획서를 작성할때 산출물에 대한 테일러링하는 과정에서 지정된 공식 산출물 또는 요구사항정의서를 기준으로 검수확인서를 작성하게 된다. 이때 산출물은 프로젝트 관리산출물과 개발 산출물을 구분하여 제공한다.
개발 산출물의 경우 프로젝트 개발 방법론에 따라 정의하고 생산되는 산출물을 기준으로 제출하도록 한다.
가장 권장하는 사항은 사업수행계획서에서 첨부되는 범위 명세서를 기준으로 작성하는게 가장 좋으며, 만약 고객이 원하는 사항중 범위명세서에 들어있지 않거나, 들어있더라도 시간적으로 프로젝트 종료일정보다 늦어지는 경우 조건부 검수완료를 진행할 수 있으며, 이는 검수요청서에 기록하게 된다.
고객과의 검수가 완료되면, 프로젝트 관리자는 잔금 입금일자의 확인과 더불어 프로젝트 종료보고서를 작성하여 본사에 보고한다. 이때 프로젝트에서 사용하였던 프로젝트 비용등을 정산하고, 컨소시엄으로 진행되었을 경우 협력회사와의 업무/자금 관련 업무를 정리하여 첨부한다.
가능하면 2주 이내로 프로젝트의 완료보고를 진행하도록 하고, 만약 2주이내에 고객과의 잔금 또는 잔여 업무 처리계획, 협력업체와의 업무 정산 계획을 수립하고 프로젝트 종료보고서에 포함하여 종료보고를 진행하도록 한다.
추후 관리부서에서는 프로젝트 종료 계획(협력업체 정산, 잔금 수금, 잔여업무 처리계획)이 완료될때까지 확인하고 관리한다.
마무리
프로젝트 관리의 마지막은 검수요청과 프로젝트 종료(완료)보고이다. 그러나, 이보다 더 중요한 사항은 고객과의 검수과정이 완료된 이후의 과정이 더 중요하다. 특히 공공 프로젝트를 제외하고 잔금의 입금일자를 검수진행시 확정을 하더라도 제 시기에 입금되지 않는 사항이 빈번히 발생하게 된다. 또한 프로젝트를 완료한 다음 무상 보증기간동안의 고객 응대 역시 매우 중요하다. 특히 컨소시엄으로 프로젝트를 진행한 경우 대응에 대한 사항이 부족하여 문제가 발생하는 경우가 많다.
고객으로 부터 받는 잔금의 경우 영업부서/영업담당자가 담당하며, 악성채권으로 전환시에는 회사의 채권을 관리하는 부서에서 관리하도록 체계를 잡는게 중요하며, 무상보증기간동안의 대응은 사업을 진행한 PM에게 묵시적으로 맡겨두는 경우가 많은데 이는 추후 관리 소재부터 부실한 대응까지 매우 많은 문제를 발생시키게 된다. 반드시 별도의 유지대응부서 또는 체계를 갖추어 프로젝트 수행 PM에게서 인수인계를 받아 유지관리하는 부서로 업무 이관을 시키도록 해야 한다. 이때 비용등의 예산은 프로젝트수행 예산을 편성할때 구성하였으면 유지보수 부서에 이관하여 집행할 수 있도록 하고 편성이 안되었을 경우 유지보수 부서에서 수립하여 집행할 수 있도록 해야 하며, 이는 프로젝트 이익율을 계산할때 산입되어야 한다.
마지막으로 공급/협력업체와의 자금관리의 경우 프로젝트 수행시에도 프로젝트 수행부서에서 관리하도록 하지 말고, 경영지원 또는 구매부서등에서 관리할 수 있도록 해야 한다. 이를 영업팀이나 프로젝트 수행팀에게 전담시키면 안된다.
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