프로젝트 예산 및 집행 관리의 필요성
기업은 이윤을 얻기위해 다양한 활동을 수행하며, 일정한 목적을 달성하기 위해 수행하는 활동을 묶어 이를 "프로젝트"라고 칭한다. "프로젝트"가 성공했다는 의미는 원하는 목적을 달성했다는 이야기이며, 이는 곧 기업의 이익으로 돌아오게 된다. 기업의 이익은 재화가 될 수도 있고, 판매하려는 제품이 될 수 도 있고, 비지니스를 지원하는 솔루션이 될수도 있으며, 추후 진행하는 프로젝트의 레퍼런스가 될 수 도 있다.
그럼 성공한 프로젝트는 무엇인가? 프로젝트의 종료 후 일정의 평가를 통하여 기업이 원하는 목표가 결과로 나왔을때 성공한 프로젝트라고 할 수 있다. 이 "일정의 평가"를 통하여 기업이 얻은 이익을 확정하고, 조직원에게 성과에 대한 보상을 결정하는 기준으로 활용하고, 추후 진행되는 프로젝트의 수행이 보다 더 나은 방향으로 진행될 수 있는 기업의 역량이 증가될 수 있다.
프로젝트를 관리할때는 두가지 측면이 있다. 프로젝트를 수주한 후 고객이 원하는 결과를 얻어내는 업무 진행의 영역과 프로젝트에 투입되는 예산의 적절한 집행(금액, 투입시기)을 함으로써 원할한 업무의 진행과 회사의 적정 이윤을 얻을수 있도록 해야 한다.
프로젝트 예산 및 집행 관리 프로세스
프로젝트 예산을 관리하는 프로세스는 프로젝트 계획단계에서 수립하는 단계에서 시작하여, 계약시점에 착수금, 중도금, 잔금의 입금 시기를 결정하고, 예산을 투입하는 시기와 매출 금액의 입금 시기를 결정하고, 회사의 자금 계획을 고려하여 본사의 선 투입금액의 투입시기 및 규모를 결정하여야 한다.
1. 제안 단계
제안단계에서는 프로젝트에 투입할 추정예산을 산출하고, 추정영업이익을 산출하는게 중요하다. 보통 추정영업이익은 프로젝트 유형에 따라 5% ~ 15 % 정도의 영업이익율을 반영한다. 특히 중/장기 프로젝트의 경우 영업이익율이 단기프로젝트보다 적으며, 중/장기 프로젝트중 공공 프로젝트는 5 ~ 7 %정도의 영업이익율을, 단기 프로젝트의 경우 10 % 정도의 영업이익을 반영한다.
추정예산을 산출하는 근거는 RFP 또는 고객의 요구사항, 제안서를 작성할 경우 제안서를 중심으로 프로젝트에서 진행할 범위를 확정하고 범위명세서를 작성하여 활용한다. 범위명세서가 만들어지면 이를 기반으로 하여 규모와 공수산정을 한다. 공수산정은 프로젝트를 진행할때 어느정도의 인력을 투입할 것인가를 의미한다.
특히, 공공사업의 경우 총 사업 규모에 따라 분리발주가 이루어지며, 소프트웨어 개발과 관련된 프로젝트의 경우 인건비가 비용의 80 %이상을 차지하므로 투입 인력에 대한 공수를 산정하는게 매우 중요하다.
규모산정과 공수투입에 대한 사항은 제안단계에서는 느슨하게 작성하게 되며, 수주단계에서 보다 상세히 작성하게 된다.
규모산정과 공수투입등에 대한 보다 자세한 사항은 https://nolja119.tistory.com/145 를 참조하라.
1. 프로젝트관리프로세스 - 프로젝트계획프로세스
프로젝트 범위정의 프로젝트가 성공하기 위해서는 프로젝트의 계획이 철저하게 수행되지 않으면 수행절차에서 잘 수행하더라도 성공한 프로젝트가 될 수 없다. 프로젝트 계획 프로세스는 프로
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제안단계에서는 프로젝트의 수주에 참여를 할 것인가를 판단하는 단계로써 추정예산을 상세히 작성하기에는 어려움이 있어 느슨하게 작성되나, 가능한한 예산을 보수적으로 작성해야 하며, 영업의 입장에서 타당성 검토서를 작성하여 이를 기반으로 이해 당사자(영업, 수행, 지원(자금지원))가 같이 모여 검토를 진행하게 된다.
2. 수주 단계
제안단계에서 작성된 타당성보고서를 기준으로 보다 상세한 예산을 수립하게 된다. 이때 수립된 예산을 추정실행예산이라고 하며, 사전원가계산서라는 양식의 템플릿으로 작성하며, 경비와 재료비(투입장비 및 소프트웨어), 인건비로 구분하여 작성한다. 사전원가계산서가 표준화되어 사용되는 것은 내가 프로젝트 예산을 관리하면서 정의한 내용이다.
사전원가계산서를 작성하면서 투입하게될 재료비, 경비, 인건비를 추정하여 산정하고, 이를 기반으로 제안가(견적가)가 결정 된다. 제안가가 결정되는 시점의 추정실행예산이 작성되게 되면, 해당 프로젝트의 입찰여부를 확정하기 위하여 영업/수행/임원진의 참여하에 수주심의라는 절차를 수행하여 수주심의에 통과하게 되면 프로젝트의 입찰이 진행되게 된다. 프로젝트의 최종 입찰까지는 지속적으로 추정실행예산은 변경이 될 수 있으며, 좋은 추정실행예산은 정제를 거치면 거칠수록 추정실행예산은 축소되어져야 한다.
-. 재료비(HW, SW, 기타)
재료비는 프로젝트에 투입되는 하드웨어, 소프트웨어, 기타등을 기록한다.
만일 개발서버 및 개발에 필요한 소프트웨어 라이센스등을 사용후 발주처로 제공해야 하는 경우에는 재료비로 산정하고, 회사에서 보유하고 있는 개발/소프트웨어 라이센스등은 렌탈로 진행할때는 경비로 산정하며, 회사 보유 자재를 활용할때는 산입하지 않거나, 회사의 내규에 따라 처리하도록 한다.
기타 항목은 현물이 아닌 환경영향평가나, 하청을 주는 경우를 의미하며, 프로젝트의 일부 영역을 턴키로 하청으로 진행할 경우에는 인건비로 산정하지 않고 재료비로 산정한다.
예를 들어, 프로젝트의 RFP등 인력 투입에 대한 제약조건에에 디자이너 1인 투입이라는 규정이 있을 경우에는 인건비로 산정하나, 프로젝트에서 사용되는 디자인 일체를 업체에 위탁할 경우에는 재료비로 산정한다.
-. 경비
경비는 사무실 임대 및 장비 렌탈비용, 회식 및 간식 비용, 출장비용, 접대비등을 포함하여 월별로 투입 경비를 산출하도록 한다. 경비를 산정할때는 예비비 항목을 허용하는 회사도 있으며, 이는 회사의 내규에 의거하여 진행하도로 한다.
-. 인건비
인건비는 투입 공수에 의거하여 산정되며, 인건비 단가는 자사 인원과 프리랜서를 구분하여 설정한다.
자사인원의 경우 복지 비용을 포함하여 인건비 기준단가를 설정하며, 회사별로 연봉에 1.5배를 산정하거나, 회사의 연봉/복지 기준에 따라 인건비 단가를 결정하며, 프리랜서의 경우 소프트웨어 개발표준단가를 기준으로 1.5배 예산을 편성하고, 투입 계약후 계약금액으로 갱신한다. 단, 프리랜서 단가를 산정할떄는 인건비 단가 기준을 초과하지 않도록 관리해야 하며, 인건비 단가를 너무 여유가 없이 설정하게 되면, 인력을 구하기 쉽지 않음을 고려하여 설정해야 한다.
보통 인건비 투입단가는 연초에 회사의 기준을 결정하여 사용하였으나, 요즘은 인력을 구하기 어려워 3개월에 한번씩 재 갱신하기도 한다.
수주 시점의 예산관리에서 가장 중요한 점은 가능한한 추정실행예산과 실행예산의 갭을 최소화하는 것이다.
특히, 경비와 재료비는 가능한한 예산수립단계에서 실행예산을 확정하는게 중요하고, 인건비는 인력 투입계획에 따라 변화의 소지가 많으므로, 허용 가능한 범위내에서 충분하게 설정하여야 한다.
수주단계의 예산을 편성하면 추정이익율이 1.5 % 에서 3% 이내로 나올 경우가 많으며, 이는 추후 예산을 정제해나감에 따라 추정이익율이 2~ 3% 정도 상승할 수 있다. 수주단계의 추정이익율이 정제과정을 거치며 상승하지 않고 축소된다면, 추정예산 산정을 잘못했다는 반증임을 잊지 말아야 한다. 경험이 없는 회사의 경우 초기 예산에서의 추정이익율이 높게 나오고 이후 감소하는 방향으로 진행되는데 이는 매우 잘못된 예산수립 방식이며, 프로젝트 실행시 손실이 발생할 확율이 높게 된다. 특히 영업 중심의 추정실행예산을 설정할때 이런 경우가 많이 발생하므로, 프로젝트 수행 또는 임원진의 경우 이런 사항을 매우 주의깊게 확인해야 한다.
3. 준비단계
준비단계는 프로젝트 수행팀이 주관이 되어 추정실행예산을 기준으로 사용할 실행예산을 확정하는 과정을 수행한다. 실행예산은 추정실행예산을 초과하지 못하며, 만약 초과하는 경우에는 수주심의절차를 재심의 받아 임원진의 승인하에 예산을 수립하고 집행하게 된다.
수주시점까지의 실행예산은 추정실행예산 즉, 확정되지 않은 실행예산이며, 준비단계의 실행예산은 추정실행예산을 집행일정을 포함하여 수립하며, 회사의 경영지원 또는 자금/구매 담당자와 협의하에 진행되어야 한다.
자금집행계획을 작성할때는 추정실행예산에서 산정된 재료비/경비/인건비를 집행하는 일정을 추가하여 작성하게 되며, 이때 수금 즉, 발주처에서 입금되는 일정까지 포함하여 작성하여야 한다.
중/장기 프로젝트의 경우 투입되는 예산의 규모가 크므로, 입금되는 일정을 적정하게 조정하지 못할 경우 회사의 자금 집행에 지장을 초래할 수 있으므로 반드시 자금관리부서와 자금 집행일정을 협의하여야 한다.
수금 처리의 경우 중/장기 프로젝트의 경우 착수/중도/잔금의 3단계의 수금계획은 회사의 자금 흐름에 리스크가 발생할 소지가 높기 때문에 초기 투입되는 재료비는 착수금으로 받으며, 인건비는 월별 기성 형태로 청구하여 집행하는게 리스크를 최소화 할 수 있는 방법이 될 수 있다. 만일 착수금의 수금액이 적을 경우에는 재료비의 지급 방법또는 시기를 적절하게 조절하여 본사의 자금흐름 리스크를 최소화 할 수 있도록 해야 할 것이다.
인력운영계획은 월별로 투입인원수를 확정하고, 이를 발주처에 보고하고 승인을 받음으로써, 월별 인건비를 청구할 수 있는 기준을 만들고, 한달동안 실제 투입한 인원을 기준으로 청구하는 근거로 활용하도록 한다.
위의 표에서 계획은 인력투입계획을 의미하며, 실적은 실제 투입한 공수를 의미한다. 인력투입계획은 가능하면 투입하는 인원별로 작성하여 관리하도록 한다.
만약, 발주처에서 인력투입계획에 대한 의미를 두지 않을 경우에는 내부관리용으로도 사용할 수 있으며, 인력운영계획은 단순히 자금집행을 위한 예산에서만 사용되는게 아닌 실제 인력을 운영하는데도 도움이되는 자료이니 PM/사업관리 담당자가 프로젝트의 종료 시점까지 관리햐야 하는 문서이다.
준비 단계에서 확정한 실행예산은 추정예산을 초과하지 못하며, 재료비/경비/인건비에서 예산을 전용(다른용도로 활용함)할 경우에는 본사의 승인을 얻어 집행할 수 있도록 한다.
4. 수행
수행단계는 프로젝트를 수행하면서 집행되는 예산을 기준으로 자금의 실행 현황을 관리함을 의미한다.
본사의 경우 자금 실행현황과 더불어 프로젝트 공정율과 인력 투입현황으로 프로젝트의 진행상황을 파악할 수 있으며, PM/사업관리는 자금집행현황을 준비단계에서 작성된 인력운영계획과 자금집행계획을 기준으로 예산을 실행해야 한다.
프로젝트를 관리하는 사업관리는 예산의 집행현황에 따라 자금실행현황을 실적과 계획으로 구분하여 주/월간 보고시에 보고하고 집행 하도록 하고, 본사의 품질/사업관리를 총괄하는 EPMO(전사프로젝트관리)는 자금실행현황을 기준으로 프로젝트의 현황을 파악하고, 월/단계별로 프로젝트 현장에 나가 실사를 진행하여 프로젝트의 적절한 수행 여부를 파악한다.
또한 경영지원/구매 부서는 자금집행계획을 기준으로 프로젝트의 일정에 차질이 발생하지 않도록 구매와 자금의 집행을 적절한 시기에 수행하여야 한다.
중요한 점은 수행은 자금을 사용하나, 실제 자금의 집행 또는 통제는 본사 또는 경영지원에서 진행함으로써 수행과 자금관리를 분리하여 금융사고 발생의 리스크를 최소화 한다.
5. 종료
종료단계는 수행팀에서는 고객과의 검수 절차를 수행하여 실행된 최종 자금 실행현황을 정리하여, 영업/경영지원에게 제출하게 되며, 제출한 시점부터는 프로젝트 수행팀에서 추가로 실행할 수 있는 예산은 종료된다.
이후 자금의 수금 및 집행은 영업/경영지원에서 담당하게 되며 수행팀은 자금과 관련된 역할은 공식적으로 종료된다.
이후 추가적인 소요자금 및 거래처와의 관계가 영업/경영지원에서 마감하여 정리한 프로젝트 실적보고를 작성하여 보고하게 되며, 수행팀은 영업/경영지원에 제출한 자금실행현황을 기준으로 프로젝트 종료보고를 진행함으로써 프로젝트를 종료하게 된다.
프로젝트의 종료보고는 수행팀의 보고시에는 프로젝트 수행에 관련된 사항을 중심으로 보고를 진행하고, 경영지원에서는 영업이익을 중심으로 자금의 실행 중심으로 보고를 진행하도록 한다.
회사에 따라 수행팀에서 자금까지 포함하여 종료보고를 진행하는 회사도 있으나, 수금 및 자금의 집행과 프로젝트의 종료 시점의 차이 및 회사의 자금관리 규정등에 의하여 회계 또는 자금과 관련된 프로젝트 실적보고는 수행과는 분리하여 보고하도록 한다.
마무리
프로젝트의 예산과 집행은 프로젝트의 성공을 위한 필수 요소이다. 일부 경험이 없는 회사의 경우 수행시에 발생하는 비용을 중심으로 자금을 관리하는데, 프로젝트의 예산과 집행을 관리하는 것은 프로젝트의 입찰부터 시작하여 종료하는 시점까지 전 영역에 걸쳐 관리가 되어야 한다. 특히 중/장기 프로젝트에서 손실이 발생하는 경우는 프로젝트의 잘못된 예산을 수립하는 경우에서 발생되는게 수행에서 초과발생하는 손실보다 크다는 사실을 명심해야 한다.
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